Das Fahrtenbuch stellt einen Aufwand dar, der sich lohnen kann. Es ist die Alternative zur 1 %-Regelung. Der erhoffte Steuervorteil sollte jedoch im Verhältnis zum zusätzlichen Aufwand stehen. Um dies abzuschätzen, stellen Sie Ihre KFZ-Gesamtkosten inklusive der Abschreibung pro Jahr dem absoluten Euro-Betrag der 1 %-Regelung gegenüber. Wenn sich daraus z. B. ein rechnerisch ermittelter 30 %-iger Privatanteil ergibt, sollte das Fahrtenbuch unserer Erfahrung nach höchstens 15 % Privatanteil oder weniger ausweisen, damit dies für Sie steuerlich und im Verhältnis zum Mehraufwand wirklich rentabel ist. Ferner hängt es entscheidend von Ihrem Grenzsteuersatz der Einkommensteuer ab, ob Sie über das Fahrtenbuch pro Jahr nur hundert Euro oder ein paar tausend Euro einsparen.
Im Fahrtenbuch müssen Sie alle Fahrten mit Tachoanfangsstand, Tachoendstand, gefahrene Kilometer, besuchte Geschäftspartner, Kunden oder Ansprechpartner mit Ort und Grund der Abwesenheit sowie das Datum aufzeichnen. Eine Fahrt, und damit eine oder mehrere Zeilen im Fahrtenbuch, ist jeweils von zuhause nach zuhause. Bei mehrtägigen Reisen müssen Sie außerdem die Tachostände pro Tag notieren.
Privatfahrten müssen Sie zwar auch einzeln aufzeichnen, den Grund der Privatfahrten müssen Sie aber (noch) nicht angeben. Es genügt hier Tachoanfangsstand und Tachoendstand. Für ein korrektes Fahrtenbuch bei nebenberuflicher Tätigkeit müssen Sie auch die einzelnen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte aufzeichnen. Das Verhältnis der Privatkilometer (hier zählen auch die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dazu) zu den Gesamtkilometern ist dann Ihr Privatanteil.
Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, dann führen Sie dieses Fahrtenbuch laufend und vollständig von Jahresbeginn an. Auf unserer Website haben wir für Sie alle erhöhten Anforderungen an das Führen eines Fahrtenbuchs laut BFH dokumentiert.
Das Fahrtenbuch muss fortlaufend, zeitnah und unserer Erfahrung nach wohl am Besten handschriftlich in geschlossener Form geschrieben werden.
Sogenannte „elektronisch dokumentensichere Fahrtenbücher“ können alternativ genutzt werden. Stellen Sie hier aber sicher, dass Ihr Finanzamt die von Ihnen gewählte Version wirklich akzeptiert. Jede Veränderung im Fahrtenbuch muss dokumentensicher nachvollziehbar sein. Excel-Listen erfüllen diese Anforderungen keinesfalls.
Das Zusammenfügen oder Nachschreiben eines Fahrtenbuchs anhand von losen Notizzetteln ist nicht rechtens und führt wie alle anderen Mängel des Fahrtenbuchs zu dessen Verwerfung. Dann kommt zwingend die 1 %-Regelung auf Sie zu. Im Übrigen gilt diese Verschärfung der Rechtsprechung für alle Fahrtenbücher, auch vergangener Jahre.
Konsequenz: Das Fahrtenbuch nützt Ihnen überhaupt nichts, wenn Sie es nicht korrekt führen oder erst mitten im Jahr beginnen. Das Fahrtenbuch wird immer wieder vom Finanzamt angefordert und auf seine Richtigkeit überprüft. Sobald nur geringfügige Mängel festgestellt werden, wird das Fahrtenbuch verworfen und es kommt die 1 %-Regelung für das ganze Jahr zum Ansatz.
In einem Urteil hat das Finanzgericht Köln, später auch der BFH in seinem Urteil vom 10. April 2008, kleinere Mängel als nicht schädlich akzeptiert.
Dies gilt beispielsweise, wenn lediglich eine Fahrt nicht aufgezeichnet wurde, die Kilometerangaben im Fahrtenbuch ein- bis zweimal nicht mit den Daten der Werkstattrechnung übereinstimmen oder Abweichungen zu Entfernungsangaben laut Routenplaner nicht gesondert erläutert wurden.
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